Aufgeräumter Schreibtisch, aufgeräumte Finanzen – 5 Schritte zur Vereinfachung Ihres Geldmanagements

von Hugh Norton

15. Mai 2015

Wenn sich Ihr finanzielles Leben auf Kisten, Aktenschränke und verschiedene Stapel von Kontoauszügen und Quittungen beschränkt, in denen nur Sie sich zurechtfinden, ist es vielleicht an der Zeit, ein wenig aufzuräumen.

Der technische Fortschritt in der Geldverwaltung bietet nicht nur papierlose Alternativen für die Planung und Verfolgung von Ersparnissen, Ausgaben und Investitionen, sondern erleichtert auch den Umgang mit den Finanzen in Notfällen. Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre Aufzeichnungen neu zu ordnen, finden Sie hier einige Schritte für den Anfang.

Denken Sie zuerst an Ihre finanziellen Ziele. Bevor Sie sich an die Umstrukturierung Ihrer Finanzunterlagen machen, sollten Sie sich Gedanken über Ihre aktuellen finanziellen Ziele machen und darüber, welche Änderungen Ihnen zu besseren Daten und mehr Effizienz verhelfen könnten, um diese zu erreichen. Vielleicht möchten Sie ein System, das die Ausgaben, das Sparen, die Haushaltsplanung und die pünktlichen Schuldenzahlungen verfolgt. Wenn Sie bereits über ein solches System verfügen, möchten Sie vielleicht detailliertere Informationen zur Altersvorsorge oder zum College-Fonds Ihres Kindes. Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Finanz- und Steuerberater in die Diskussion einzubeziehen und sehen Sie, welche Vorschläge sie haben.

Schaffen Sie ein System, das es Angehörigen und Finanzexperten leicht macht, im Notfall zu helfen. Wenn Ihnen etwas zustoßen würde, könnte dann ein Angehöriger Ihre Finanzen problemlos verwalten? Denken Sie beim Organisieren immer an Ihre(n) Ehepartner*in, Ihre Kinder und/oder Ihre(n) Nachlassverwalter*in. Überlegen Sie sich, ob Sie einen Ordner für Notfälle anlegen und diesen Ihren Vertreter*innen im Voraus zur Verfügung stellen. Diese Unterlagen für den Notfall können in Papierform oder digital erstellt werden und sollten ein praktischer Leitfaden oder Index sein, mit dem Sie die folgenden Informationen schnell finden können:

• Kontaktinformationen zu Ärzt*innen sowie Finanz- und Steuerberater*innen
• Aufbewahrungsorte für alle wichtigen Nachlassdokumente, einschließlich Ihres Testaments, Ihrer Gesundheits- und Finanzvollmachten und aller Anweisungsschreiben, die Sie zu diesen Dokumenten verfasst haben
• Alle Eigentumsdokumente für Immobilien, Autos und andere wichtige Vermögenswerte
• Benutzernamen und Passwörter für im Internet zugängliche Finanzkonten sowie persönliche Websites und soziale Medien, wenn diese Elemente eventuell aktualisiert oder entfernt werden müssen
• Kontaktinformationen und Zugang zu den Kontoauszügen für alle Spar-, Anlage- und Schuldkonten, insbesondere für Gemeinschaftskonten, die zur Bezahlung von Rechnungen verwendet werden
• Eine aktuelle Liste der monatlichen Rechnungen, die pünktlich bezahlt werden müssen
• Alle Versicherungsinformationen. 
  

Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Papierdokumente Sie aufbewahren oder vernichten müssen. Hier sind einige allgemeine Regeln:

• Aufbewahren: Alle steuerrelevanten Dokumente für die von Ihrer Steuerbehörde geforderten Dauer; Auszüge, die einen Gewinn oder einen Verkauf eines Wertpapiers oder den Kauf oder Verkauf eines größeren Vermögenswerts, wie einer Immobilie, belegen; Hypothekenpapiere, Fahrzeugpapiere und Versicherungspolicen; mehrere Kopien von Geburts- und Sterbeurkunden; Heiratsurkunden und Scheidungsurteile; Urkunden und Eigentumsdokumente.
• Schreddern: Angesichts des zunehmenden Identitätsdiebstahls ist es generell besser, Finanzdokumente zu schreddern, bevor sie in den Müll wandern. Schreddern Sie nach der Erfassung aller Transaktionen sofort die Quittungen der Geschäfte und Geldautomaten sowie die Kreditkartenabrechnungen. Schreddern Sie nach einem Jahr die monatlichen Kontoauszüge.
  

Nachlassdokumente und Verfügungen sollten in der Regel im Original in Papierform an einem sicheren, zugänglichen Ort aufbewahrt werden, wobei Kopien empfohlen werden. Andere Dokumente können bei Bedarf digital gescannt und ausgedruckt werden. Viele All-in-One-Drucker verfügen über eine Funktion zum Scannen von Dokumenten, und heute gibt es auch Scan-Apps für Smartphones.

Und schließlich sollten Sie, egal wie Sie Ihre Aufzeichnungen überarbeiten, ein Backup-System einrichten. Wenn Sie an Papierdokumenten festhalten, sollten Sie Kopien extern an einem sicheren Ort oder bei einer vertrauenswürdigen Person oder Verwandten aufbewahren. Wenn Sie digital arbeiten, sind externe Festplatten oder Cloud-Speicher eine Möglichkeit. Schützen Sie vor allem alle Kennwortdaten und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kreditberichte im Laufe des Jahres, um mögliche Datenschutzverletzungen zu überwachen.

Unterm Strich:
Bauen Sie ein System zur Finanzbuchhaltung auf, das Ihnen nicht nur Zeit und Geld spart, sondern Ihnen auch hilft, Ihre finanziellen Ziele schneller zu erreichen.