Kemajuan teknologi dalam pengelolaan uang tidak hanya memberikan alternatif untuk merencanakan dan melacak tabungan, pengeluaran, dan investasi tanpa kertas alias paperless, tetapi juga memudahkan urusan penanganan keuangan dalam situasi darurat. Jika Anda berinisiatif akan mengatur ulang penyimpanan catatan Anda, berikut beberapa langkah untuk memulainya.
Pikirkan tentang tujuan keuangan Anda terlebih dahulu. Sebelum mengatur ulang pencatatan keuangan Anda, pikirkan tujuan keuangan Anda saat ini dan perubahan apa untuk yamh dapat memberikan data dan efisiensi yang lebih baik. Anda mungkin perlu sebuah sistem yang mampu melacak pengeluaran, tabungan, penganggaran, dan pembayaran utang tepat waktu. Jika Anda sudah memiliki sistem tersebut, Anda mungkin menginginkan informasi lebih terperinci tentang dana pensiun atau dana kuliah anak Anda. Pertimbangkan untuk melibatkan penasihat keuangan dan pajak dalam diskusi dan lihat saran mereka untuk Anda.
Buatlah sistem yang memudahkan orang-orang tersayang dan profesional keuangan untuk membantu kala situasi darurat. Jika sesuatu terjadi pada Anda, dapatkah orang-orang tersayang dengan mudah mengatur keuangan Anda? Saat mengatur keuangan, selalu ingat pasangan, anak-anak dan/atau hal-hal penting lainnya dalam pikiran Anda. Pertimbangkan untuk membuat file ICE, kependekan dari "In Case of Emergency" (Dalam Situasi Darurat), dan biarkan perwakilan Anda melihatnya terlebih dahulu. Di atas kertas atau dokumen komputer atau spreadsheet, file ICE Anda harus berisi panduan atau indeks yang berguna untuk menemukan hal berikut dengan cepat:
- Informasi kontak untuk dokter serta penasihat keuangan dan pajak
- Lokasi untuk semua dokumen kepemilikan tanah yang penting termasuk surat wasiat Anda, surat kuasa kesehatan dan keuangan Anda serta semua surat instruksi yang telah Anda tulis yang disertakan dalam dokumen-dokumen ini
- Semua dokumen kepemilikan untuk real estat, kendaraan, dan aset utama lainnya
- Nama pengguna (username) dan kata sandi rekening keuangan Anda yang dapat diakses melalui Internet, juga situs web pribadi dan media sosial untuk berjaga jika hal tersebut perlu diperbarui berkala atau dihapus
- Informasi kontak dan akses pernyataan ke semua rekening tabungan, investasi dan utang, khususnya rekening bersama yang akan digunakan untuk membayar tagihan-tagihan
- Daftar tagihan bulanan terbaru yang harus dibayar tepat waktu
- Semua informasi asuransi.
Ketahui dokumen kertas apa yang perlu Anda simpan atau hancurkan. Berikut adalah beberapa aturan umum:
- Simpan: Semua dokumen yang berhubungan dengan pajak yang disyaratkan oleh otoritas perpajakan Anda; pernyataan yang menunjukkan keuntungan atau penjualan sekuritas atau pembelian atau penjualan aset utama seperti real estat; dokumen hipotek, hak milik kendaraan dan polis asuransi; beberapa salinan akta kelahiran dan kematian; surat nikah dan surat cerai; akta dan dokumen hak milik.
- Hancurkan: Dengan meningkatnya pencurian identitas, biasanya lebih baik menghancurkan seluruh dokumen keuangan sebelum dibuang ke tempat sampah. Setelah mencatat semua transaksi, segera sobek struk toko dan struk ATM serta laporan kartu kredit. Setelah satu tahun, hancurkan laporan rekening bank bulanan.
Dokumen dan surat-surat arahan kepemilikan tanah umumnya harus disimpan dalam bentuk kertas aslinya di tempat yang aman dan disarankan dapat diakses dengan salinannya. Dokumen lain dapat dipindai secara digital untuk dicetak sesuai kebutuhan. Banyak printer all-in-one memiliki fitur pemindaian dokumen dan saat ini, ada juga aplikasi pemindaian yang tersedia dalam ponsel pintar.
Akhirnya, tidak peduli bagaimana Anda merevisi pencatatan Anda, buat sistem cadangan. Jika Anda terikat dengan suatu dokumen kertas, pertimbangkan untuk menyimpan salinannya di lokasi yang aman di luar kantor atau kepada teman/kerabat tepercaya. Jika Anda beralih ke digital, hard drive eksternal atau penyimpanan cloud adalah opsi yang bisa dicoba. Kesimpulannya, lindungi semua informasi kata sandi dan periksa laporan kredit Anda secara teratur sepanjang tahun untuk memantau potensi peretasan informasi.
Bagikan
Artikel ini dimaksudkan untuk memberikan informasi umum dan tidak boleh dianggap sebagai nasihat kesehatan, hukum, pajak, atau keuangan. Sebaiknya, selalu berkonsultasi dengan penasihat pajak atau keuangan untuk mendapatkan informasi spesifik tentang bagaimana undang-undang tertentu berlaku pada situasi Anda dan mengenai situasi keuangan individu Anda.