Scrivania in ordine, finanze in ordine: cinque fasi per semplificare la tua gestione finanziaria

di Hugh Norton

15 maggio 2015

Se la tua vita finanziaria è confinata tra scatoloni, armadi di documenti e pile di estratti conto e ricevute che solo tu puoi trovare, può essere il momento di fare un po’ di ordine.

I progressi tecnologici nella gestione finanziaria non solo offrono alternative paperless per la pianificazione e il monitoraggio dei risparmi, delle spese e degli investimenti, ma rendono le finanze più facili da gestire in casi di emergenza. Se stai pensando a come riorganizzare la tua contabilità, ecco alcuni passaggi per cominciare.

Pensa prima di tutto ai tuoi obiettivi finanziari. Prima di affrontare la riorganizzazione della tua contabilità finanziaria, chiarisci i tuoi attuali obiettivi finanziari e quali cambiamenti dal punto di vista dei dati e dell’efficienza sono necessari per raggiungerli. Probabilmente, ti servirà un sistema che tenga monitorate le spese, i risparmi, il budget e il pagamento puntuale dei debiti. Se hai già adottato un sistema di questo tipo, probabilmente ti servono informazioni più dettagliate sul fondo pensione o sul fondo per l’università. Considera di coinvolgere i tuoi consulenti finanziari e fiscali nella discussione e fatti consigliare da loro.

Crea un sistema che possa aiutare i tuoi cari e i professionisti finanziari ad agire in caso di emergenza. Se dovesse succederti qualcosa, le persone a te care potrebbero facilmente accedere alle tue finanze? Quando riorganizzi la tua contabilità, tieni sempre presente il tuo partner, i tuoi bambini e/o i tuoi esecutori. Prendi in considerazione la creazione di un file ICE (In Case of Emergency) per le emergenze e fanne una copia per i tuoi rappresentanti. Su un pezzo di carta o su un documento elettronico di testo o di calcolo, il tuo file ICE deve essere una guida semplice per trovare velocemente:

• Informazioni di contatto dei medici e dei consulenti finanziari e fiscali
• Ubicazione di tutti i documenti essenziali riguardanti le proprietà, incluso il testamento, le procure sanitarie e finanziarie e qualsiasi altra lettera di istruzioni che hai scritto per accompagnare questi documenti
• Tutti i documenti relativi alle proprietà immobiliari, alle automobili e ad altri beni importanti
• Nomi utente e password di accesso ai conti finanziari nonché ai siti web personali e ai social media, qualora questi dovessero essere aggiornati o rimossi
• Informazioni di contatto e accesso agli estratti conto dei conti di risparmio, investimento e debito, in particolare i conti cointestati che vengono usati per pagare le bollette
• Un elenco aggiornato delle bollette mensili che devono essere pagate puntualmente
• Tutte le informazioni assicurative. 
  

Stabilisci quali documenti cartacei devono essere conservati e quali possono essere distrutti. Ecco alcune regole generali:

• Da tenere: tutti i documenti fiscali per la durata richiesta dalle autorità; estratti conto che mostrano un guadagno o una vendita di un titolo o l’acquisto o la vendita di beni importanti come proprietà immobiliari; documenti del mutuo, titoli di proprietà dei veicoli e polizze di assicurazione; copie dei certificati di nascita e di morte; certificati di matrimonio e di divorzio; atti e titoli.
• Da distruggere: dato l’aumento del furto di identità, è generalmente consigliato distruggere i documenti finanziari piuttosto che gettarli nella spazzatura. Dopo aver registrato le transazioni, distruggi immediatamente le ricevute dei negozi ,degli ATM e gli estratti conto della carta di credito. Dopo un anno, distruggi gli estratti conto mensili del tuo conto bancario.
  

I documenti e le direttive relativi agli immobili devono essere conservati nel loro originale formato cartaceo in un luogo sicuro e accessibile, eventualmente dopo aver prodotto delle copie, se necessario. Gli altri documenti possono essere scansionati digitalmente e stampati solo se necessario. Molte stampanti multifunzione hanno la funzione scanner e oggi le app con scanner sono disponibili anche per molti smartphone.

Infine, non importa come decidi di riorganizzare la tua contabilità: crea un sistema di backup. Se sei legato ai documenti cartacei, considera di tenere delle copie in un luogo esterno sicuro o da un amico o parente fidato. Se ha scelto il digitale, unità rigide esterne o piattaforme di archiviazione cloud sono altre opzioni. Soprattutto, proteggi tutte le informazioni sulle password e controlla regolarmente i tuoi resoconti durante l’anno per monitorare eventuali violazioni dei dati.

Morale della favola: 
crea un sistema di contabilità finanziaria che non solo ti permetta di risparmiare tempo e denaro, ma che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi finanziari più rapidamente.