깨끗한 책상, 깨끗한 재정 – 자금 관리를 간소화하는 5단계

Hugh Norton

2015년 5월 15일

귀하의 재정 생활이 귀하만 볼 수 있는 상자, 파일 캐비닛, 다양한 명세서와 영수증 더미에 국한되어 있다면, 이는 조금 정리할 시간이 될 수 있습니다.

자금 관리의 기술 발전은 저축, 지출 및 투자를 계획하고 추적할 수 있는 종이 없는 대안을 제공할 뿐만 아니라 비상 시에 재정을 더 쉽게 처리할 수 있도록 합니다. 기록 보관을 재설정할 때 시작하는 몇 가지 단계를 소개하면 다음과 같습니다.

재정적 목표를 먼저 생각합니다. 재무 기록 관리를 재구성하는 작업을 시작하기 전에 현재 재무 목표와 이를 달성하기 위해 더 나은 데이터와 효율성을 제공할 수 있는 변경 사항이 무엇인지 생각합니다. 귀하는 지출, 저축, 예산 책정 및 기한 내 부채 상환을 추적하는 시스템을 원할 수도 있습니다. 이미 해당 시스템이 있다면 은퇴 또는 아이의 대학 기금에 대한 자세한 정보가 필요할 수 있습니다. 재무 및 세무 자문위원을 토론에 참여시키는 것을 고려하고 어떤 제안을 하는지 확인합니다.

사랑하는 사람과 금융 전문가가 긴급 상황에서 쉽게 도울 수 있는 시스템을 만듭니다. 귀하에게 무슨 일이 생긴다면 사랑하는 사람이 귀하의 재정 문제를 쉽게 헤쳐나갈 수 있을까요? 정리할 때에는 항상 배우자, 아이 및/또는 유언 집행인을 염두에 두어야 합니다. ‘긴급 상황 발생 시(In Case of Emergency)’의 줄임말인 ICE 파일을 만들어 대리인이 미리 볼 수 있도록 합니다. 종이나 컴퓨터 문서 또는 스프레드시트에서 ICE 파일은 다음을 신속하게 찾을 수 있는 편리한 안내서 또는 색인이어야 합니다.

• 의사, 재정 및 세무 고문을 위한 연락처 정보
• 유언장, 건강 및 재정 위임장, 이 문서에 첨부하기 위해 작성한 지시서를 포함한 모든 필수 재산 문서의 위치
• 부동산, 자동차 및 기타 주요 자산에 대한 모든 소유권 문서
• 인터넷에 액세스할 수 있는 금융 계정과 개인 웹사이트 및 소셜 미디어의 사용자 이름과 비밀번호(이러한 항목을 최종적으로 업데이트하거나 제거해야 하는 경우) 
• 모든 저축, 투자 및 부채 계좌, 특히 청구서 지불에 사용되는 공동 계정에 대한 연락처 정보 및 명세서 액세스
• 정시에 지불해야 하는 월별 청구서의 최신 목록
• 모든 보험 정보. 
  

보관하거나 분쇄해야 하는 종이 문서를 파악해둡니다. 다음은 몇 가지 일반적인 규칙입니다.

• 보관:  세무 당국이 요구하는 기간 동안의 모든 세금 관련 문서, 부동산과 같은 주요 자산의 매매 또는 취득을 보여주는 진술서, 주택 담보 서류, 차량 소유권 및 보험 증권, 출생 및 사망 증명서의 여러 사본, 결혼 증명서 및 이혼 판결, 계약서 및 소유권 문서.
• 파쇄: 신분 도용이 증가하므로 일반적으로 재무 서류들은 파쇄한 후 쓰레기통에 버리는 것이 좋습니다. 모든 거래를 기록한 후 상점, ATM 영수증 및 신용카드 명세서를 즉시 파쇄합니다. 1년 후, 월별 은행 계좌 명세서를 파쇄합니다.
  

재산 문서와 명령서는 일반적으로 원래의 종이 형태로 조언에 따라 사본과 함께 안전하고 접근 가능한 장소에 보관해야 합니다. 다른 문서는 필요에 따라 디지털 방식으로 스캔하여 출력할 수 있습니다. 많은 복합기 프린터에는 문서 스캔 기능이 있으며 오늘날에는 스마트폰에서도 사용할 수 있는 스캔 앱이 있습니다.

마지막으로 기록 보관 방법을 수정하더라도 백업 시스템을 만드십시오. 종이 문서를 고집하는 경우 안전한 오프사이트 위치나 신뢰할 수 있는 친구 또는 친척에게 사본을 보관하는 것이 좋습니다. 디지털로 전환했다면 외장 하드 드라이브나 클라우드 스토리지를 이용할 수도 있습니다. 무엇보다도 모든 비밀번호 정보를 보호하고 연중 정기적으로 신용 보고서를 확인하여 잠재적인 정보 유출을 모니터링하십시오.

결론: 
시간과 비용을 절약할 뿐만 아니라 재정 목표를 더 빨리 달성하는 데 도움이 되는 재무 기록 보관 시스템을 구축하십시오.